RAGIONI DELL’INFORMATIVA
La presente informativa sulla privacy contiene informazioni importanti sui dati personali che vengono raccolti visitando il presente Sito Web, come utente registrato o non registrato, e descrive le modalità di utilizzo di tali dati. Laddove applicabile, essa spiega inoltre le modalità di trattamento dai dati forniti dall’utente o raccolti durante l’erogazione dei servizi dalla soc.P&G SRL, ovvero durante altri contatti con la Società. La presente informativa ha carattere integrativo rispetto a qualunque altra informazione eventualmente ricevuta in tali altre circostanze.
Il presente documento contiene informazioni importanti su quanto segue:
1.TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
2.DATI PERSONALI RACCOLTI
3.FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI 4.COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONAL
5.TUTELA DELLA PRIVACY DEI MINORI
6.ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
7.SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI
8.DIRITTI DI ACCESSO AI DATI PERSONALI- GESTIONE DELLE SCELTE 9.CONSERVAZIONE DEI DATI
10. COLLEGAMENTI, INSERZIONISTI, SPONSOR E PUBBLICITÀ
11. TITOLARE DEL TRATTAMENTO – CONTATTI DELLA SOCIETÀ
12. AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA –COMUNICAZIONI
ACCETTAZIONE
Visitando il Sito Web, utilizzando i suoi servizi o interagendo con la Società P&G SRL direttamente l’utente conferma di aver letto e compreso la presente Informativa sulla Privacy e di accettare che la Società raccolga, utilizzi, archivi, trasmetta e divulghi i dati personali raccolti attraverso il Sito Web, oppure direttamente presso la medesima società, in conformità alla presente Informativa sulla Privacy. Tranne nel caso in cui sia già registrato, la Società potrebbe richiedere all’utente di fornire il proprio consenso (ad esempio, spuntando una casella), ove ritenga opportuno salvaguardare i suoi diritti ovvero laddove prescritto dalle normative vigenti. Qualora non accetti le condizioni della presente Informativa sulla Privacy, l’utente è pregato di non visitare il presente Sito Web, non creare un account e non utilizzare altrimenti il presente Sito Web o inviargli dati personali, ovvero non fornire il proprio consenso quando tale opzione gli sia offerta ai sensi delle normative vigenti.
1.TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Nella presente Informativa sulla Privacy, il termine “Dati Personali” viene utilizzato con riferimento a qualunque informazione che consenta alla Società di identificare l’utente (o un soggetto terzo di cui l’utente fornisca i dati), direttamente o indirettamente, incluse eventuali informazioni connesse all’acquisto di beni o servizi, ovvero che l’utente scelga di comunicare alla Società o di condividere con essa, o con terzi, durante l’utilizzo dei Siti Web o presso la nostra società. Il trattamento dei dati personali avverrà conformemente al Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (UE) 2016/679 “Reg. (UE) 2016/679” e, ove applicabile, alla legislazione del paese in cui i dati dovrebbero essere raccolti.
2. DATI PERSONALI RACCOLTI
Origine dei dati
La Società raccoglie dati personali dall’utente soltanto laddove il medesimo fornisca volontariamente informazioni, ad esempio: effettuando una richiesta informativa tramite il Sito Web come “cliente”; facendo ricerche sul Sito Web; contattando la Società tramite l’invio di un commento o di una domanda; iscrivendosi alle newsletter via email e agli aggiornamenti riguardanti gli ultimi servizi, eventi o promozioni; o richiedendo di ricevere la conferma di una prenotazione;
nel caso di informativa direttamente presso la nostra società: fornendo i propri dati personali, come il numero del cellulare, riceverete per email la scheda privacy dalla società a mezzo email, interagendo con la stessa o acquistando servizi;
nel caso di e-mail, SMS e altri messaggi elettronici: scambiando comunicazioni tra la Società e l’utente.
Qualora l’utente fornisca alla Società dati personali di terzi (ad esempio, familiari, altri clienti o potenziali clienti), lo stesso dovrebbe accertarsi che tali soggetti terzi siano informati e abbiano autorizzato l’utilizzo dei loro dati come descritto nella presente Informativa sulla Privacy.
Tipologie di dati
La Società potrà raccogliere e utilizzare diversi tipi di dati personali a seconda delle specifiche finalità perseguite e di seguito descritte:
1. informazioni personali, quali nome, cognome, genere, età/data di nascita, paese di origine e altri dati personali che le normative vigenti consentono di raccogliere;
2. informazioni di contatto, quali indirizzo, indirizzo email, numero di telefono, numero di cellulare, eventuale numero di fax e altre informazioni di contatto che le normative vigenti consentono di raccogliere;
3. informazioni sul pagamento, quali strumento di pagamento (carta di credito o di debito), se del caso, e numero di passaporto, laddove richieste per ragioni fiscali o in relazione alla normativa anti-riciclaggio di denaro;
4. informazioni relative alla vendita dei servizi fruiti, il loro importo, importo, partita IVA, reclami, rimborsi o altre informazioni relative alla vendita che le normative vigenti consentono di raccogliere;
5. abitudini e profili, quali dati riguardanti i servizi acquistati, abitudini e preferenze di acquisto (stagionalità, camera prescelta per il pernottamento), altre informazioni (informazioni sull’attività lavorativa svolta, istruzione, hobby e stile di vita) che le normative vigenti consentono di raccogliere;
6. informazioni relative alla famiglia, quali stato civile, data di anniversario, numero di figli, informazioni sui figli e altre informazioni relative alla famiglia che le normative vigenti consentono di raccogliere.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
A seconda delle specifiche circostanze in cui è avvenuta l’interazione tra l’utente e la Società, i dati personali potrebbero essere utilizzati per le seguenti finalità.
Per le informazioni dei servizi online direttamente dal nostro sito. I dati personali forniti dall’utente o raccolti al momento della richiesta
informazioni o servizio specifico, effettuati o meno come utente registrato, vale a dire dati personali di base, informazioni di contatto, dati riguardanti la singola richiesta, dati fiscali, dettagli del pagamento, informazioni relative alle vendite e qualunque altro dato strettamente necessario per la vendita del servizio, saranno utilizzati per:
1. gestire, amministrare ed elaborare i servizi venduti e post-vendita, ad esempio attività amministrative, contabilità, garanzie, rimborsi, laddove applicabili, prevenzione delle frodi e comunicazioni con l’utente, anche via email, per qualunque problema relativo alla gestione del servizio o alle successive richieste. Sul sito Web saranno gestite tutte le richieste dei clienti, inoltre sul sito Google sarà installato analytisc per la tracciabilità della condotta degli utenti che vi accedono e il pixel di facebook a titolo pubblicitario, per finalità puramente di marketing pertinenti su facebook ed Instagram.
2. ottemperare a obblighi imposti da leggi, regolamenti o legislazione UE (inclusa la normativa anti-riciclaggio di denaro) e avanzare una pretesa giuridica o difendersi da essa.
È necessario fornire i dati personali per le suddette finalità e il rifiuto renderebbe impossibile il completamento della vendita del servizio all’utente. Tranne laddove diversamente richiesto per ottemperare alle normative locali vigenti, il trattamento dei dati per tali finalità, in quanto necessario per adempiere agli obblighi contrattuali e di legge, potrebbe essere effettuato senza richiedere il consenso dell’utente.
Per le finalità specifiche per le quali i dati sono stati forniti volontariamente
I dati personali forniti dall’utente o raccolti quando lo stesso richiede un servizio specifico (ad esempio, richiesta di informaizoni dal sito Web), vale a dire informazioni personali, di contatto e dati strettamente necessari per dare seguito alla richiesta, saranno utilizzati per:
1. fornire i servizi richiesti (ad esempio, gestire l’autenticazione sul Sito Web assisterlo e gestire eventuali richieste di contatto eventualmente inoltrata dall’utente);
2. gestire l’iscrizione alla newsletter laddove l’utente non sia registrato.
Occorre fornire i dati personali per le suddette finalità e il rifiuto renderebbe impossibile il completamento della richiesta. Tranne laddove diversamente richiesto per ottemperare alle normative locali vigenti, il trattamento dei dati per tali finalità potrebbe essere effettuato senza richiedere il consenso dell’utente, in quanto necessario per dare seguito alla richiesta.
Per le finalità di gestione dei rapporti con i clienti se l’utente si registra
I dati personali forniti dall’utente compilando i moduli della Società raccolti al momento dell’acquisto del servizio direttamente dal sito Web o presso l’hotel Cecina Beach direttamente, vale a dire informazioni personali e di contatto e dati riguardanti le abitudini e il profilo dell’utente e i dettagli sulla sua famiglia, saranno inseriti nel sistema centralizzato per:
1. offrire promozioni, sconti e altri servizi personalizzati e inviare newsletter, altre comunicazioni di marketing e commerciali su servizi della Società (organizzati dalla stessa), sondaggi e ricerche, analisi di mercato, o altre iniziative per gli utenti o clienti registrati su altri siti della Società (“marketing”). La Società potrebbe utilizzare mezzi di contatto tradizionali (posta ordinaria e telefono) e/o digitali e automatizzati (e-mail, SMS, MMS, telefono e altri canali digitali, ad esempio i social media) e
potrebbe inviare all’utente tali comunicazioni sulla base del suo profilo, qualora lo stesso abbia fornito il proprio consenso alla profilazione;
2. analizzare i contatti dell’utente con la Società, gli interessi, le preferenze e le abitudini di acquisto, e creare profili individuali o aggregati basandosi su di essi, capire come fornire un servizio migliore, anche per offrire una migliore esperienza di vendita (“profilazione”). La Società potrà utilizzare i dati personali anche per creare gruppi e effettuare analisi statistiche e di mercato volte a identificare i servizi di interesse per i clienti dei propri marchi e migliorare i propri servizi (inclusi il Sito Web). I dati raccolti sul Sito Web saranno uniti alle informazioni eventualmente ottenute dalla Società attraverso le interazioni con il personale presente presso le varie strutture della Società. Il trattamento dei dati personali per la profilazione viene effettuato rispettando le garanzie e i parametri stabiliti dalla legge vigente.
L’inserimento dei dati nel sistema è facoltativo e gratuito (essendo basato sul consenso che l’utente può scegliere di prestare) e può avvenire soltanto laddove i dati personali vengano forniti per entrambe le finalità di marketing e profilazione o solo per una delle due. L’utente potrà cancellare l’iscrizione o revocare il proprio consenso in qualunque momento (vedere il successivo punto 8). In qualsiasi caso, il rifiuto di fornire i dati personali per una o entrambe tali finalità non impedisce all’utente di utilizzare i servizi della Società o di effettuare acquisti, ma la Società non potrà informarlo delle iniziative marketing e degli eventi sopra descritti e non potrà comprendere i suoi interessi e offrirgli un’esperienza di acquisto più personalizzata.
4. COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI
La Società condivide i dati personali dell’utente con le sue imprese collegate, i suoi distributori e affiliati, inclusi quelli situati in altri paesi, e con altre società che forniscono servizi per suo conto (come di seguito meglio dettagliato), sotto la sua direzione o quella di terzi. Tali società e organizzazioni riceveranno esclusivamente i dati personali necessari per espletare i servizi e non saranno autorizzate a utilizzarli per qualunque altra finalità.
Comunicazione dei dati personali ai responsabili del trattamento
I dati personali dell’utente potrebbero essere condivisi con soggetti terzi per monitorare e analizzare l’attività del Sito Web, ospitare contenuti del Sito Web, fornire servizi tecnici e organizzativi funzionali alle predette finalità, mantenere la banca dati dei clienti, fornire assistenza marketing e gestire email, analisi di mercato, sondaggi, iniziative a premi o promozioni.
Diffusione dei dati personali
I dati personali dell’utente potrebbero dover essere condivisi con società che si occupano della gestione dei pagamenti e di controlli antifrode, che operano in modo indipendente in qualità di titolari del trattamento, al fine di fornire all’utente i servizi di vendita online. In caso di operazioni patrimoniali o societarie (ad esempio, fusioni o acquisizioni, ristrutturazioni aziendali o liquidazione), i dati dei clienti saranno probabilmente uno dei beni ceduti e potranno essere condivisi con i successori legali, nella misura consentita dalla legge sulla base del legittimo interesse della Società. I dati personali rimarranno soggetti all’informativa sulla privacy preesistente, salvo laddove l’utente decida diversamente.
La Società potrà inoltre divulgare i dati personali dell’utente a terzi (i) laddove previsto da una normativa dell’UE o di uno Stato membro; (ii) in caso di procedimenti legali; (iii) in risposta a una richiesta proveniente dalle forze dell’ordine che si fondi su basi legittime; o (iv) per proteggere i diritti, la privacy, la sicurezza o le proprietà della Società o del pubblico.
Inoltre, nella misura consentita dalla legge, la Società potrà comunicare i dati personali a terzi in caso di denunce relative all’utilizzo del Sito Web, laddove ritenuto necessario per indagare, prevenire o adottare misure riguardanti attività illecite, frodi sospette o nel caso in cui la Società, a sua esclusiva discrezione, ritenga che l’utilizzo del Sito Web da parte dell’utente sia incompatibile con le condizioni del Sito Web stesso.
5. TUTELA DELLA PRIVACY DEI MINORI
Il presente Sito Web si rivolge a un pubblico generico, tuttavia i suoi servizi sono destinati a persone di età pari o superiore a 18 anni. La Società non richiede, raccoglie, utilizza e divulga deliberatamente dati personali forniti da persone di età inferiore a 18 anni online o presso l’Hotel Cecina Beach. Qualora la Società venga a sapere di aver raccolto personalmente dati di un minore, li cancellerà.
Nel caso in cui l’utente non abbia l’età richiesta, è pregato di non registrarsi o procedere con l’acquisto online e di chiedere a un adulto (ovvero ai propri genitori o al proprio tutore) di eseguire le procedure necessarie.
6. ARCHIVIAZIONE, ACCESSIBILITÀ E TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
Il trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito Web avviene principalmente utilizzando mezzi elettronici o basati sul web, tra cui i servizi di analisi web ospitati da server di fornitori selezionati della Società operanti.
L’accesso ai dati personali sarà consentito al solo personale autorizzato della società, in funzione della effettiva necessità di conoscere tali informazioni e utilizzando strumenti di controllo degli accessi su più livelli. Tale personale si è impegnato a rispettare gli obblighi di riservatezza ed è stato espressamente designato responsabile del trattamento, come previsto dalla legge vigente. In particolare, laddove l’utente abbia fornito il proprio consenso al trattamento dei suoi dati personali i relativi dati potranno essere letti, modificati e aggiornati dal personale della Società e da quello impiegato presso la medesima società. Il personale presente ha ricevuto un’apposita formazione ed è tenuto al rispetto degli obblighi di riservatezza. La Società potrà avvalersi di esso per raccogliere, utilizzare e divulgare dati secondo le sue istruzioni.
7. SICUREZZA E RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI
La Società ha attuato misure idonee volte a proteggere i dati personali dell’utente da perdita accidentale e da accessi, utilizzo, modifica e divulgazione non autorizzati. Nella gestione del presente Sito Web, vengono inoltre utilizzati controlli di password, e misure di sicurezza tecnologiche e basate su procedure. Nonostante la Società abbia attuato le suddette misure di sicurezza per il Sito Web, l’utente deve sapere che non è possibile garantire la sicurezza al 100%. Pertanto, l’utente fornisce i suoi dati personali a proprio rischio e, nella misura massima consentita dalla legge vigente, la Società non sarà in alcun modo responsabile della loro divulgazione dovuta a errori, omissioni o azioni non autorizzate di terzi durante o dopo la loro trasmissione alla stessa. La Società raccomanda all’utente di (i) aggiornare periodicamente il software per proteggere la trasmissione dei dati sulle reti (ad esempio, il software antivirus) e controllare che il fornitore dei servizi di comunicazione elettronici abbia adottato mezzi idonei per la sicurezza della trasmissione dei dati sulle reti (ad esempio, firewall e filtri anti posta indesiderata); (ii) mantenere riservati e non comunicare a nessuno il nome utente e la password per accedere all’account; e (iii) modificare periodicamente la password.
Nell’improbabile eventualità in cui la Società ritenga che la sicurezza dei dati personali dell’utente in suo possesso o sotto il suo controllo sia stata o possa essere stata compromessa, la stessa informerà l’utente dell’accaduto secondo le
modalità previste dalla legge vigente, utilizzando i metodi da essa prescritti (fornendo alla Società il proprio indirizzo email, l’utente acconsente a ricevere tali comunicazioni in formato elettronico attraverso tale indirizzo email).
8. DIRITTI DI ACCESSO AI DATI PERSONALI – GESTIONE DELLE SCELTE
Diritti dell’utente
In qualunque momento e gratuitamente, l’utente potrà accedere ai propri dati, ricevere i propri dati personali elettronici in un formato strutturato e comunemente utilizzato leggibile meccanicamente e trasmetterli a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati), nonché farli correggere, aggiornare, modificare o eliminare (fatte salve le eventuali eccezioni applicabili). L’utente potrà aggiornare i dati forniti alla Società contattando la stessa all’indirizzo fornito qui di seguito. Le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi vigenti di legge e di conservazione dei documenti imposti alla Società.
Qualora ritenga che vi sia un problema nelle modalità di gestione dei dati personali, l’utente avrà il diritto di presentare una denuncia presso l’autorità per la protezione dei dati personali nazionale o di qualunque altro paese dell’UE o dello Spazio Economico Europeo.
Per esercitare tali diritti, l’utente potrà inviare una richiesta contattando la Società direttamente inviando un’email all’indirizzo [email protected] oppure una lettera per posta ordinaria all’indirizzo della sede della Società. Nel contattare la Società, l’utente dovrà accertarsi di includere il proprio nome, indirizzo email, indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che la stessa possa gestire correttamente la sua richiesta.
Accuratezza – Aggiornamento dei dati personali
Per consentire alla Società di servire al meglio l’utente, lo stesso è invitato a verificare e aggiornare regolarmente i propri dati personali. Se registrato, l’utente potrà accedere ai propri dati personali e modificarli; diversamente, potrà contattare la Società per ricevere assistenza per l’aggiornamento dei dati personali.
Gestione delle scelte relative al marketing diretto e alla profilazione
Qualora l’utente desideri non fornire il proprio consenso all’utilizzo dei dati per finalità di marketing e/o di profilazione, ovvero gestire le proprie preferenze relative alla pubblicità, potrà inviare una semplice richiesta alla Società di seguito indicato. La stessa procedura si applica laddove l’utente desideri revocare il proprio consenso alla profilazione.
9. CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali saranno conservati per la durata del rapporto commerciale e per tutto il tempo necessario a perseguire le finalità descritte nella presente Informativa sulla Privacy (ad esempio, laddove l’utente si iscriva a una newsletter, per la durata di tale iscrizione). I dati personali dell’utente che avrà acquistato un nostro servizio di pernottamento saranno conservati soltanto per ottemperare agli obblighi di legge e regolamentari (ad esempio, per 10 anni, nel caso di finalità contabili; per la durata dell’obbligo di conservazione inderogabile, nel caso di finalità fiscali; ecc.) ovvero per consentire alla Società di mantenere una prova dei rispettivi diritti e obblighi.
I dati personali dell’utente che sono oggetto di trattamento saranno conservati fino alla chiusura dell’account ovvero fino a quando non sarà ritirato il consenso al loro trattamento per tali finalità. I dati personali relativi alle informazioni sui servizi offerti dalla società di cui si effettua il trattamento per finalità di profilazione e marketing saranno conservati per
un periodo limitato, in linea con il termine consentito dalla legge vigente, e, alla scadenza di tale termine, saranno cancellati o anonimizzati in modo permanente.
10. COLLEGAMENTI, INSERZIONISTI, SPONSOR E PUBBLICITÀ
Il presente Sito Web può contenere collegamenti a vari siti web di proprietà della Società o controllati da essa, nonché a siti web di soggetti terzi. Laddove l’utente scelga di fornire i propri dati personali su tale o tali siti web collegati, tali informazioni saranno soggette all’informativa sulla privacy e alle politiche di sicurezza di tali siti web collegati. Poiché la Società non è responsabile delle informazioni inviate ovvero raccolte, utilizzate, divulgate o soggette in altro modo a trattamento da parte dei siti web di soggetti terzi, l’utente dovrebbe prendere conoscenza di tali altre informative sulla privacy.
11.TITOLARE DEL TRATTAMENTO – RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI – CONTATTI DELLA SOCIETÀ
Ai fini della presente Informativa sulla Privacy e del trattamento dei dati qui descritto, si specifica che il termine “Società” fa riferimento a HOTEL CECINA BEACH di P&G SRL, con sede legale a Vinci (FI) Via Tigliano 9/F Italia.
Il titolare del trattamento dei dati raccolti presso l’ HOTEL CECINA BEACH di P&G SRL, con sede legale a Vinci (FI) Via Tigliano 9/F Italia. e/o il Sito Web per finalità relative alle vendite è la società P&G SRL, con sede legale a Vinci (FI) Via Tigliano 9/F Italia.
Per qualunque commento o domanda sulla presente Informativa sulla Privacy e per parlare con la persona di riferimento locale incaricata di gestire le richieste relative al trattamento dei dati, è inoltre possibile contattare la società al seguente indirizzo: [email protected].
12. AGGIORNAMENTI DELLA PRESENTE INFORMATIVA – COMUNICAZIONI
La Società, a propria discrezione, si riserva il diritto di cambiare, modificare, aggiungere o eliminare parti della presente Informativa sulla Privacy in qualunque momento, pubblicandone la versione revisionata sulla presente pagina del Sito Web e aggiornando la data dell’ultima modifica di seguito indicata. È responsabilità dell’utente rivedere di volta in volta l’Informativa sulla Privacy per prendere conoscenza delle eventuali modifiche apportate. In alcuni casi, la Società potrebbe fornire ulteriori comunicazioni relative a modifiche rilevanti della presente Informativa sulla Privacy pubblicando un avviso sulla pagina iniziale del presente Sito Web oppure, nel caso di utenti registrati, inviando una email di notifica. A seguito delle modifiche, laddove previsto dalla normativa vigente, i dati dell’utente non saranno oggetto di trattamento senza l’esplicito consenso dell’utente.
